Guide de prise en main — CRM Immobilier

Comment faire

• Ouvrez l'adresse de votre CRM dans votre navigateur.
• Saisissez votre e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur « Se connecter ».
• Astuce mobile : ajoutez le site à votre écran d'accueil pour y accéder comme une véritable application.

Comment l'exploiter

• Mes priorités du jour : la liste remonte automatiquement ce qui est le plus urgent (relances en retard, visites à confirmer, suivis après visite). Commencez votre journée par le haut de cette liste. Vous pouvez choisir quelles catégories remontent et avec quel poids dans les Réglages — pour que la liste corresponde à votre façon de travailler.
• Commission du mois : votre rémunération réalisée sur le mois en cours, calculée automatiquement selon vos taux de commission. Si elle stagne en milieu de mois, c'est le signal pour pousser les affaires proches de la signature.
• Pipeline pondéré : la valeur totale de vos affaires en cours, ajustée par leur probabilité de se conclure (une affaire à l'étape « Offre acceptée » compte davantage qu'un simple « Nouveau lead »). S'il est faible, alimentez le haut du pipeline (prospectez, ajoutez des contacts). S'il est élevé mais que la commission ne suit pas, le problème est la conclusion : relancez, levez les blocages.
• Vitesse de signature : le nombre moyen de jours entre la création d'une affaire et sa signature. C'est votre rapidité à conclure. Plus ce chiffre est bas, mieux c'est. S'il augmente, vos affaires traînent : identifiez à quelle étape elles stagnent dans le pipeline et relancez plus tôt.
• Taux de conversion : il mesure combien d'affaires passent d'une étape à la suivante — notamment de Visite à Offre et d'Offre à Signature (sur les 90 derniers jours). C'est l'indicateur le plus utile pour savoir où vous perdez vos clients : si beaucoup d'affaires arrivent en Visite mais peu passent en Offre, le problème est votre argumentaire ou les biens proposés ; si elles passent en Offre mais peu signent, ce sont les négociations ou le financement qui coincent. Travaillez l'étape où le taux chute le plus. Il n'y a pas de « bon » chiffre absolu : comparez vos trois pipelines entre eux et suivez votre propre évolution mois après mois — l'objectif est de progresser sur votre tendance.
• Taux de concrétisation : la part de vos affaires qui finissent gagnées. Suivez-le dans le temps pour mesurer votre efficacité globale.
• Activité de l'agence : le flux des dernières actions (contacts créés, affaires avancées, visites…). Utile pour le responsable afin de voir d'un coup d'œil ce que fait l'équipe.
• RDV et tâches du jour : vos rendez-vous et choses à faire aujourd'hui, directement sur le tableau de bord — votre feuille de route quotidienne.
• Échéances à anticiper : les fins de mandat et de bail qui approchent. Traitez-les avant qu'elles n'expirent : un mandat qui se termine, c'est un bien qui peut partir à la concurrence ; une fin de bail, c'est une occasion de reprospecter.

Comment l'exploiter

• La pastille de couleur à gauche de chaque contact indique sa fraîcheur : verte (suivi récent, moins de 7 jours), orange (à recontacter, 7 à 21 jours), rouge (négligé depuis plus de 21 jours). Visez zéro pastille rouge : un contact rouge est une affaire qui refroidit. (Ces seuils se règlent dans les Réglages.)

Comment faire

• Un par un : cliquez sur « + Ajouter un contact », choisissez le type (acheteur, vendeur, locataire) et saisissez son numéro WhatsApp — les deux informations essentielles.
• Si le numéro existe déjà dans l'agence, un message vous prévient : vous évitez ainsi les doublons.
• Renseignez ses critères (secteur, budget, type de bien recherché) : plus c'est précis, mieux le CRM pourra lui proposer automatiquement les biens correspondants.
• En masse : dans la fenêtre d'ajout, utilisez l'onglet « Coller » pour importer plusieurs contacts d'un coup en les collant directement depuis un fichier Excel. Idéal pour démarrer avec votre base existante.

Comment l'exploiter

• Consultez la chronologie avant chaque appel : vous savez exactement où vous en étiez resté.
• Lancez une relance WhatsApp en un clic : un message adapté à la situation est déjà rédigé, vous n'avez plus qu'à l'envoyer.
• Depuis la fiche, créez directement une affaire liée à ce contact pour la suivre dans le pipeline.

Comment l'exploiter

• Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre quand l'affaire progresse.
• Le chiffre en haut de chaque colonne et la pastille de fraîcheur montrent où ça avance et où ça stagne. Une affaire bloquée plusieurs jours dans la même colonne mérite une relance.
• Pipeline ACHAT (vous accompagnez un acheteur) :
• • Nouveau lead — un acheteur vient de vous contacter, rien n'est encore qualifié. Objectif : le rappeler vite.
• • Qualifié — vous avez cerné son besoin (budget, secteur, type de bien) ; c'est un prospect sérieux.
• • RDV découverte — un premier rendez-vous est fixé pour comprendre précisément son projet.
• • Visite — il visite un ou plusieurs biens.
• • Offre — il a fait une proposition d'achat sur un bien.
• • Offre acceptée — le vendeur a dit oui ; la vente est quasi certaine.
• • Signature finale — l'affaire est conclue.
• Pipeline VENTE (vous décrochez un bien à vendre auprès d'un propriétaire) :
• • Prise de contact — un propriétaire souhaite vendre ; vous entrez en relation.
• • Visite du bien — vous visitez et évaluez le bien (prix, état, potentiel).
• • Mandat signé — le propriétaire vous confie officiellement la vente. Vous pouvez maintenant commercialiser le bien.
• Pipeline LOCATION (vous logez un locataire) :
• • Prospect locataire — une personne cherche à louer ; vous notez ses critères.
• • Visite — elle visite un bien à louer.
• • Dossier en cours — elle est intéressée ; vous constituez son dossier (pièces, garanties).
• • Bail signé — le contrat de location est signé.
• • Location active — le locataire est en place ; la location tourne.

Comment faire

• Conclure : cliquez sur « ✓ Gagné » (l'affaire est signée) ou « ✕ Perdu » (en précisant le motif : budget, concurrence, financement refusé…).
• Une fois gagnée ou perdue, l'affaire quitte le tableau et bascule dans l'onglet « Clôturés » (en haut du pipeline), où vous retrouvez tout votre historique. Elle reste rouvrable à tout moment si la situation change.
• Passer le dossier à un collègue : en face de « Assigné à », cliquez sur le nom de l'agent et choisissez le nouveau responsable. Une note expliquant où vous en êtes est demandée (obligatoire) : le collègue reprend sans rien perdre. Pratique en cas de congés ou d'absence — un dossier n'est jamais bloqué parce qu'un agent n'est pas là.

Comment l'exploiter

• Marquez toujours vos affaires gagnées ou perdues. C'est ce qui alimente vos statistiques de conversion et votre commission. Une affaire laissée « en cours » alors qu'elle est morte fausse votre pilotage.
• Renseigner le motif de perte est précieux : avec le temps, vous voyez pourquoi vous perdez (prix trop élevé ? concurrence ?) et vous vous améliorez.

Comment faire

• Cliquez sur « + Ajouter un deal ».
• Choisissez le contact concerné et, si pertinent, le bien.
• Sélectionnez le pipeline (achat, vente ou location).
• Enregistrez : l'affaire apparaît immédiatement à la première étape, prête à être suivie.

Comment l'exploiter

• Renseignez le mandat et sa date de fin pour les biens à la vente : le CRM vous alertera avant qu'il n'expire.
• Ajoutez plusieurs photos par bien : un bien bien illustré se vend plus vite.
• Un bien supprimé par erreur part en corbeille et reste récupérable 30 jours.

Comment faire

• Créez le programme (nom, promoteur, secteur, date de livraison).
• Ajoutez les lots : un par un, ou en masse en les collant depuis un fichier Excel (la grille tarifaire du promoteur). Gain de temps majeur sur les gros programmes.
• Joignez tous les documents du programme au même endroit : plaquette commerciale, plan de masse, plan des lots, notice descriptive, cahier des charges.
• Définissez le plan de paiement par tranches (par exemple : 10 % à la réservation, 30 % à la fondation, etc.).

Comment l'exploiter

• À la signature d'un lot, les échéances de paiement sont générées automatiquement : vous savez quand chaque client doit payer, et le CRM vous rappelle de relancer le moment venu.

Comment l'exploiter

• Sur les baux actifs, surveillez la date de fin : le CRM vous prévient à l'approche de l'échéance pour reprospecter le locataire ou le propriétaire.
• Cliquez sur une ligne pour voir le détail (client, montant, commission).

Comment l'exploiter

• Consultez l'agenda chaque matin pour préparer votre journée.
• Filtrez par agent pour voir votre planning ou celui de l'équipe.

Comment l'exploiter

• Classez chaque document dans sa catégorie dès l'ajout : vous le retrouverez en quelques secondes le jour où vous en aurez besoin.
• Pour la comptabilité : déposez toutes vos factures au fil de l'eau. En fin de mois, vous récupérez l'ensemble en un seul envoi à transmettre à votre comptable — fini la chasse aux factures éparpillées.

Comment faire

• Identité visuelle : nom de l'agence, initiales, logo, couleur d'accent, et le slogan affiché sur la page de connexion. Le CRM prend ainsi vos couleurs.
• Mes priorités : choisissez quelles catégories remontent dans « Mes priorités du jour » et leur poids (importance relative) — pour que le tableau de bord reflète votre façon de travailler.
• Équipe & permissions : invitez vos agents, chacun obtient son compte et sa couleur.
• Commission & tarification : définissez vos taux par type de transaction (vente neuf, vente ancien, location en nombre de mois de loyer, mandat exclusif majoré). Ces taux alimentent automatiquement les indicateurs de commission du tableau de bord ; la commission est calculée à la signature.
• Délais & alertes automatiques : à combien de jours être prévenu d'une fin de bail ou de mandat, et au bout de combien de jours un contact passe « tiède » puis « froid » (les couleurs de fraîcheur).
• Templates de relance WhatsApp : personnalisez les messages pré-remplis envoyés aux clients ; le bon message est choisi automatiquement selon la situation. Tous les modèles du CRM se règlent ici.
• Corbeille : récupérez tout élément supprimé par erreur (conservé 30 jours).
• Listes métier : secteurs, types de biens, équipements, catégories de documents — adaptez-les au vocabulaire de votre agence.